Referat fra ordinær generalforsamling i Viborg Trail Arena
Tid:
Onsdag d. 14. marts 2018 kl. 19.30-20.30
Sted:
Biblioteket, Gymnastik og Idrætshøjskolen ved Viborg
Deltagere:
Stemmeberettigede deltagere;Jens M. Andersen og Ole Hylleberg fra Viborg MTB. Mette Nørgaard fra Hald Ege-Ravnstrup KFUM. Bestyrelsen ved Ole-John (Cykel-Motion Viborg), Brian V. Brøgger (Hald Ege Ravnstrup KFUM), Niels Taarsted (Viborg MTB) og Tommy Haun.
Ikke-stemmeberettigede deltagere; Jannik V. Henriksen (Viborg Atletik& Motion Trail), Inge Nysom Astrup (Viborg Kommune), Henrik Karlsen, Lars Forsberg (Viborg Trail Arena sporkoordinator).
Referat, jf. dagsorden:
1. Valg af dirigent.
Tommy Haun blev valgt med applaus. Brian V. Brøgger blev valgt som referent.
Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var behørigt varslet, jf. gældende vedtægter.
Det konstateredes, at generalforsamlingen var repræsenteret ved de tre stemmeberettigede klubber; Hald Ege-Ravnstrup KFUM, Cykel-Motion Viborg og Viborg MTB, samt bestyrelsen.
2. Beretning fra bestyrelsen.
Bestyrelsens beretning fremgår af årsberetningen, der blev udsendt forud for mødet.
Beretningen behandler blandt andet den fremtidige driftsmodel mellem Viborg Kommune og Viborg Trail Arena, der indebærer en opdeling af interesserne i to enheder: En spordel med en ansat sporkoordinator og en event/kommerciel enhed i kommunalt regi i samarbejde ved Silkeborg Kommune.
FU v/Niels Taarsted understregede at der i en fremtidig driftsmodel ikke vil være økonomiske forpligtelser for klubberne i forhold til at bidrage til drift. En sådan forpligtelse ligger alene i Viborg Trail Arena. Der er endnu ikke indgået forpligtende aftaler mellem Viborg Kommune og Viborg Trail arena.
Beretningen blev taget til efterretning og godkendt.
3. Gennemgang af revideret regnskab for godkendelse.
FU v/Niels T. gennemgik det reviderede årsregnskab, der blev taget til efterretning og godkendt.
4. Godkendelse af budget.
FU v/Niels T. gennemgik likviditetsbudget 2018 dækkende frem til og med juni, herunder ventende udbetalinger fra LAG, Viborg Kommunes Folkeoplysningsudvalg og Kulturudvalg, Nordea og LOA.
På spørgsmål, blev det klarificeret, at der ikke påhviler bestyrelsens medlemmer nogen personlig hæftelse i forhold til Viborg Trail Arena’s økonomi.
Likviditetsbudgettet blev godkendt.
a. Drøftelse og godkendelse af kontingent.
Bestyrelsen har indstillet til fastholdelse af nuværende niveau for medlemskontingent.
Det blev besluttet, at fastholde nuværende kontingent.
5. Behandling af indkomne forslag
Skal være fremsendt skriftligt senest 2 uger forud for Generalforsamlingen.
Der var ikke indløbet indkomne forslag til behandling.
6. Valg af bestyrelsen + suppleant, jf. vedtægterne §5.
Følgende bestyrelsesmedlemmer er på valg
· Søren Dürr Grue (genopstiller ikke)
· Tommy Haun (genopstiller ikke)
· Teresa Egballe (genopstiller ikke)
· Niels Taarsted Jørgensen (genopstiller ikke)
· Ole John (genopstiller ikke)
Følgende opstillede til valg til bestyrelsen:
· Ole Hylleberg (Viborg MTB) - lige år (2 år)
· Jens Andersen (Viborg MTB) - ulige år (1 år)
· Martin Kristensen (Cykel-Motion Viborg) - lige år (2 år)
De tre opstillede kandidater blev alle valgt ind - med applaus.
Ole John (Cykel-Motion Viborg) opstillede som suppleant og blev valgt - også med applaus.
Der reserveres en 1-årig bestyrelsespost til repræsentant fra Hald Ege-Ravnstrup KFUM.
Dertil resterer 2 vakante bestyrelsesposter til repræsentanter fra eventuelle nye medlemsklubber.
Den nye bestyrelse har generalforsamlingens mandat til supplere den valgte bestyrelse på vakantposterne.
Viborg Atletik & Motion-Trail fortsætter som observatør i bestyrelsen.
De fratrædende bestyrelsesmedlemmer yder støtte til den nye bestyrelses fortsatte arbejde.
7. Valg af revisor.
Bestyrelsen indstillede Elley Revision til genvalg.
Overvejelser om anvendelse af Viborg Idrætsråd på sigt blev drøftet. Det besluttedes dog af hensyn til kontinuiteten i forhold til fondsprojekterne at fastholde nuværende revisor. Elley valgt igen for 2018.
8. Eventuelt.
FU/v. Niels Taarsted orienterede om følgende emner:
· Viborg Trail Arena gennemfører offentligt stormøde med Viborg Kommune 22. marts. 2017. Alle er velkomne.
· Der igangsættes en målrettet kommunikation fra Viborg Kommunes side i forhold til projektets succesfulde forløb og status.
Referent: Brian V. Brøgger
Godkendt af: Tommy Haun (dirigent)