Cykel Motion Viborg Nyhedsbrev 6/2017

Kære medlemmer i CMV

Det er med beklagelse at vi må konstatere at vores orientering om klubbens aktiviteter har medført bekymring blandt nogle medlemmer. Punktet finansiel støtte til Viborg Trail Arena (herefter VTA), har medført flere spørgsmål end svar. Det var ikke hensigten, og vi ønsker derfor at uddybe punktet, inden det bliver debatteret på klubaftenen på mandag kl. 19.00.

”Bankgarantien” var rettelig et midlertidig lån sikret i en kommende udbetaling fra Nordeafonden, som VTA allerede har tilsagn om. Vi har vurderet, at der var en meget lille risiko ved det. CMV påtager sig på lignende vis en lille risiko i andre tilfælde. F.eks de gange, hvor vi har forudbetalt for leveringen af klubtøj eller for flybilletter til en klubtur. Der vil være en risiko for at firmaet går konkurs og ikke kan levere. Hovedformålet med dette lån var at give moralsk støtte til VTA. Denne konkrete støtte ser nu ud til ikke længere at være aktuel, idet VTA har skaffet andre midler. Men bestyrelsen vil fortsat støtte VTA i fremtiden og vurdere hver enkelt sag for sig. Naturligvis vil bestyrelsen ikke foretage handlinger, som ikke er iht. vedtægterne eller påføre det enkelte bestyrelsesmedlem personligt økonomisk ansvar. Og kun når bestyrelsen vurderer, at det er i klubbens interesse.

CMV har været med til at starte VTA op og sidder med i bestyrelsen. Vi har støttet med 25.000 kr ved opstarten, og betaler derudover et årligt kontingent til foreningen. Vi har ikke forpligtet os yderligere overfor VTA. Det er bestyrelsen for VTA, der har ansvaret for foreningen. De arbejder hårdt på at finde en fremtidssikret driftsmodel. Klubberne har ikke forpligtiget sig til at overtage driften.

Vi har bedt Ole John, CMV´s rep. i bestyrelsen i VTA, om at beskrive fakta om VTA, foreningens sammensætning, og afmystificere de misforståelser om foreningens drift der er blevet kommenteret på mail efter mit nyhedsbrev.

På bestyrelsens vegne

Carsten

Ole John skriver:

Foreningen Viborg 100 km MTB spor blev stiftet for 3 år siden af følgende aktører:

Viborg kommune (2 repræsentanter i bestyrelsen)

Viborg MTB (1 repræsentant i bestyrelsen)

Hald Ege MTB (1 repræsentant i bestyrelsen)

Cykel Motion Viborg (1 repræsentant i bestyrelsen)

i bestyrelsen sidder desuden repræsentant fra:

Naturstyrelsen (1 repræsentant i bestyrelsen)

Bestyrelsen tæller desuden uafhængig formand Søren Grue Dürr, og næstformand Tommy Haun, sidstnævnte delvis repræsenterende og rodfæstet i DGI.

Foreningen blev stiftet med det formål at bygge bæredygtige MTB spor i Viborg Kommune, og på den måde sikre adskillelse af brugergrupper, og af den vej sikre accept fra lodsejere til at bruge skoven til MTB.

Viborg Kommune var/er meget begejstret for projektet, som på stiftelses-tidspunktet var at betegne som et pioneer projekt. Klubbernes organiserede MTB medlemmer tæller ca. 600, og projektet var oprindelig tiltænkt disse, med håbet om at flere medlemmer ville melde sig ind i een af medlemsklubberne, og af den vej få adgang til træning, instruktion, social aktivitet, og ikke mindst bidrage med etableringen af sporene.

Imidlertid er MTB sporten eksploderet de sidste 5 år, bruger-presset på skovene er markant, og vurderinger er at kun 10% af disse brugere er organiseret (tal fra DGI). Derfor ønskede foreningen at henvende sig mere til skovens mangfoldige brugergrupper og foreningens navn blev ændret til Viborg Trail Arena.

Det vurderes at der pt. er ca. 5000 brugere at sporene i Viborg Kommune, markant flere end først antaget. Derfor er etableringen af sporene, som værende bæredygtige og i stand til at tage det store brugerpres, prioriteret meget højt. Da dette projekt er et pionerprojekt, har det været svært at vurdere hvad prisen på kvalitetsspor koster. Det har derfor været med “fingeren i luften” at vurdere omkostninger pr. km, og forskellige teknikker/redskaber er afprøvet. Foreningens arbejde er blevet fulgt tæt af andre organisationer og kommuner, og ikke mindst Silkeborgs “outdoor” MTB projekt har lænet sig tæt op af VTA´s kompetencer og viden på området.

Fra projektstart blev følgende bevilliget:

Viborg Kommune: 1,5 mio.

Nordea Fonden: 1,5 mio.

Klubberne: 100t.

LAG: 350t. (Lokale anlæg grupper)

Efterfølgende er følgende bevilliget:

Viborg Kommune: 100t.

Boligselskabet St.J.: 100t.

LOA: 1,0 mio. (Lokale og anlægfonden)

VTA har engageret 3 fuldtidsansatte, 2 professionelle sporbyggere og en driftsdirektør. Organisationen´s overordnede mål har været at etablere sporene, som ikke kan lade sig gøre uden de ca. 350 reg. frivillige, som har hjulpet på spordage, til aktiviter eller på anden måde støttet projektet. De ansatte har, ud over det daglige anlægsarbejde, koordineret den indsats, haft kontakt til offentlige instanser, lodsejere, fonde ect. ect.. Senest har fremtidig driftsmodel fyldt meget, og det vil jeg kort komme ind på til slut i dette skriv, da alt indtil nu har handlet om etablering/anlæg af sporene.

Økonomi:

VTA´s bestyrelse har bevidst arbejdet efter en model, hvor aktiviteter er afspejlet i økonomien (budget). Vi har på intet tidspunkt arbejdet efter begrebet “ vi forventer det og det”, men kun været operationelle ud fra givne og bekræftede tilsagn om støtte, og udformet økonomien derefter. Med andre ord handlet udfra rettidig omhu. Fondsmidler og bevilliget støtte er en svær øvelse. Afrapportering og dokumentation fylder meget, og typisk aftales udbetaling af midler som rater efter projektet fremdrift. Nogle midler bliver først udbetalt efter færdiggørelse, og det kan derfor blive nødvendigt at “belåne disse midler” for at sikre likviditet i kassen indtil midlerne frigives. Det kan man gøre på mange måder: “den rige onkel”, kommunekredit, driftskredit i banken, få øgede bevillinger, øge sine indtægter o.m.a.. Anlægsprojektet i VTA har hele tiden været tidsbegrænset, med udløb pr. 31.03. 2018 hvor projektet forventes færdigt, så de ansatte har hele tiden vidst at de herefter skulle “overgå” fra anlægsarbejde til drifts-og vedligeholdelses-model.

VTA har ingen indtægter. Skoven er fri for alle, og der kan ikke tages entre. I en sportshal ydes der 70% lokaletilskud, og medlemmerne der herefter benytter hallen, betaler via kontingent den resterende del så driftsøkonomien hænger sammen - sådan ser det ud i alle idrætsforeninger i DK. I VTA udgør org. medlemmer der anvender sporene kun 10% (måske endda lavere), så det er jo ikke rimeligt at ca. 600 medlemmer skal drive et anlæg der benyttes af ca. 5000. Så bliver det en offentlig opgave, ligesom park og vej drifter parkanlæg, stier, cykelstier ect.. Det er kommunen helt enig i, og afsøger pt. mulighederne for fremtidig drift, formentlig bundet op på “lokalestøtte”, og en form for frivillig brugerbetaling. VTA får rigtig mange tilkendegivelser fra miljøet, om frivillig støtte - men vi er af den opfattelse at det skal struktureres og sættes i rammer, for at der kan udarbejdes bæredygtigt budget for drift og vedligehold. En hal har typisk en halinspektør, så sammenligner man de funktioner med en brugergruppe på 5000+ der anvender spor i skovene, er det langtfra nok at nogle frivillige “kradser” lidt med en rive i ny og næ. Det bringer mig også til punktet CMV´s forpligtelser. Som medlemsklub/ejer af VTA ligger forpligtelsen i støtte via lokale arrangementer (løb, events el. andet) der kan give bidrag til sporarbejdet. På et tidligt tidspunkt var det fremme at klubbernes medlemmer måske skulle stå for driften, og det er indført i vedtægterne - “måske”. Men da projektet er blevet meget større en antaget, og anvendelsen mange gang mere intensiv, er der ingen driftsmodel i spil der basere drift på frivilligt arbejde. Kommunen er meget bevidst, eller er ved at blive det, at sporenes kvalitet er afgørende for om kommunen kan tiltrække brugere udefra, og af den vej støtte lokalt forenings -og erhvervsliv. Eksempel; Man kan jo ikke forvente at et skisportssted kun har gode hoteller og afterski. Hvis pisterne ikke spiller kommer folk kun een gang.

Sagens kerne:

VTA har ca. 700.000,- i udestående tilgodehavender, primært fra Nordeafonden og LAG. Derudover en bevilling på 1.0 mio. fra LOA. Det er alle midler der først vil blive udbetalt i starten af 2018, og som derfor kunne påvirke vores likviditet negativt hvis vi ikke fik støtte til mellemfinansiering. Alternativt måtte vi reducere vores omkostninger og forkorte anlægsperioden (byggetid). Faren ved det kunne bestå i at vores ansatte ikke kunne fortsætte i kommende driftsmodel, da de naturligt nok ville søge andet job, f.eks. i Silkeborg Outdoor som lige har fået bevilliget 14.0 mio. til lignende projekt, og vi dermed mister kompetence og momentum. I over et halvt år har vi drøftet dette med kommunen, uden nævneværdig fremdrift. Interessen har ligget på perioden efter anlæggets færdiggørelse, hvor store planer med erhvervssponsorrater, store arrangementer og eventmodeller har stjålet billedet. Lidt som en omvendt trekant, lille fundament (sporenes færdiggørelse og kvalitet) uden plan for drift/vedligehold, i stedet for at skabe et solidt fundament (kvalitetsspor og løbende drift), og så fylde aktiviteter på. Vi har søgt kommunens støtte til mellemfinansiering af perioden fra nu, til færdiggørelse i slutningen af marts næste år. Desværre blev det til et “chicken and egg” game, og vi måtte derfor agere med rettidig omhu, og informere klubberne om at vi ikke kunne mellemfinansiere perioden frem til udbetaling af midler, og derfor måtte afskedige ansatte før tid. Vi havde en forventning om at det ville få kommunen til at reagere, da de klart har givet udtryk for at de ansatte skulle blive i VTA, også efter færdiggørelse i marts. På møde med kommunen den 23. november, hvor også bestyrelserne fra klubberne var repræsenteret, blev kommunen gjort opmærksom på vores udfordringer (igen). Timingen var desværre svær, få dage efter kommunevalget, hvilket vi også tilskriver besværlighederne med tidligere at få kommunen i spil. På dette møde var kommunen klar i spyttet, citat: “Vi skal nok finde en løsning”. På efterfølgende møde blev det drøftet hvordan vi kunne undgå at varsle fyringer, og klubberne blev spurgt (som ejere af projektet) om de kunne støtte en kort periode, og belåne de bevilligede midler indtil forventet kommunekredit var stillet. Altså et ansvarligt lån, sikret i kommende udbetaling fra Nordeafonden (hvilket blev vurderet sikkert og uden risiko). Alle tre klubber tilsluttede sig forslag. VTA kunne så undgå varslede fyringer.

Imidlertid besluttede Formandsskabet i VTA sig for, at varsle fyringer alligevel. Det skal ses som rettidigt omhu, og har øjeblikkelig skabt en positiv reaktion fra kommunen. Hvorvidt den støtte, i form af kommunekredit, fjerner vores likviditetudfordring 100% kan jeg ikke sige endnu, men det var målet at den skulle kunne det. Det betyder også at vi kan trække vores varslinger om fyring tilbage igen, og projektet kan færdiggøres jf. oprindelig plan, og en model for videre drift udarbejdes i samarbejde med kommunen. Hvorvidt klubberne stadig skal engagere sig ved jeg ikke, men det vil i så tilfælde være på samme vilkår, ansvarlig lån, sikret i kommende udbetalinger fra sikker fondsbevilling. Ikke som det desværre er blevet opfattet, som en endegyldig garanti eller støtte, hvor CMV´s midler bruges til at dække driftsunderskud i VTA. Der er ikke et driftsunderskud, men et overskud. Likviditeten er bare udfordret af at vi skal betale vores regninger med penge vi først får på et senere tidspunkt.

Vedr. CMV´s fremtidige engagement i VTA, er der i de driftsmodeller vi arbejder på, stillet i udsigt at klubberne, hvis de ønsker at hjælpe med frivillige instruktører, guider, ved løb og arrangementer, kan få del i kickback fra driftsmodellen. Det er en svær størrelse at forklare her, så jeg vil gerne vise tanken på mandag.

Øvrige spørgsmål besvarer jeg i det omfang jeg kan på mandag kl. 19.00, men nu har I alle den overordnede forklaring og kan forberede jer inden mødet.

Bestyrelses beslutning om støtte, som nu ikke ser ud til at skal bringes i spil alligevel kan jeg af gode grunde ikke kommentere på. Jeg vil dog opfordre til at sagens rette sammenhæng er debatemnet, og at evt. diskussioner om mandat og tillid gemmes til generalforsamlingen hvor den slags hører hjemme.

Vi ses mandag!

Vh Ole John